Devenir une organisation inspirante
Devenir une organisation inspirante, numérique et flexible accordant de l’attention au bien-être des collaborateurs et utilisant les ressources efficacement.
Le sixième levier dont dispose le SPF Economie est celui d’une organisation inspirante, numérique et flexible, attentive au bien-être de ses collaborateurs et utilisant les ressources efficacement.
La résilience et l’expertise des collaborateurs sont des atouts importants du SPF Economie.
Le SPF Economie ne peut atteindre ses objectifs et accomplir ses missions sans ses collaborateurs et collaboratrices, qui donnent chaque jour le meilleur d’eux-mêmes, qui continuent à se former pour suivre les évolutions, s’adaptent aux imprévus et dont les synergies et les collaborations aboutissent aux bons résultats qui font la fierté de chaque agent.
Le SPF Economie attache donc une grande importance à son capital le plus important, les membres de son personnel, et s’efforce d’être une organisation inspirante, numérique et flexible.
Pour y parvenir, il importe avant tout d’attirer suffisamment de personnel compétent. Un plan de personnel stratégique permet dans ce cadre de cartographier les besoins et de prendre des décisions reposant sur des chiffres exacts.
Il a déjà été mentionné à plusieurs reprises qu’il est crucial que les collaborateurs suivent les évolutions ainsi que les défis de la société et continuent d’accroître leur expertise. Le SPF s’est donc engagé dans la formation continue et a élaboré un plan global de développement pour tous ses collaborateurs. Le SPF fournit également un accompagnement de carrière. Une attention particulière est accordée au soutien des dirigeants.
Il n’est pas seulement important que les collaborateurs puissent évoluer individuellement, mais les équipes et l’organisation elle-même doivent également pouvoir se développer en fonction des nouveaux défis auxquels la société est confrontée. À ce niveau aussi, diverses initiatives sont prises pour devenir une organisation inspirante et flexible.
L’absentéisme, les burn-out, etc. sont hélas le nouveau fléau de notre société. Le SPF Economie veut donc investir dans le bien-être de ses collaborateurs. À cette fin, des actions préventives sont menées, telles que des campagnes d’information, des campagnes de vaccination et des trajets d’accompagnement. La réintégration optimale des agents après une période d’absence fait aussi l’objet d’une attention particulière et de mesures adéquates.
Enfin, il est essentiel que les processus administratifs des collaborateurs se déroulent correctement et rapidement. À cette fin, le SPF Economie s’engage à optimiser et numériser ces processus RH.
Outre le capital humain, il est également important de bien gérer les ressources financières. Pour gérer les ressources de manière optimale, une bonne connaissance des ressources disponibles est indispensable. Le budget du SPF Economie fait l’objet d’un suivi méticuleux et d’une démarche proactive. Un exercice est également en cours pour lier le budget aussi étroitement que possible aux objectifs stratégiques du SPF, ce qui rendra encore plus clair le rapportage sur les moyens disponibles pour la mise en œuvre de la stratégie.
La gestion du budget implique bien plus que la simple connaissance de son fonctionnement et des chiffres correspondants. Afin d’utiliser au mieux les ressources disponibles, il convient d’intégrer des contrôles adéquats, d’installer les processus en temps utile et de garantir leur bon fonctionnement.
Pour que le SPF Economie puisse toujours effectuer à temps les achats nécessaires et adaptés, les règles en matière d’achat doivent être correctement appliquées, tout en étant suffisamment flexibles pour être efficaces. Il est important que l’expertise soit mise à disposition des directions et services d’encadrement, en tenant compte des objectifs spécifiques, notamment en matière de durabilité, et adaptés aux groupes cibles tels que les PME.
La pandémie de Covid-19 a obligé de nombreux citoyens à télétravailler de manière continue afin de lutter contre la propagation du virus. Les collaborateurs du SPF Economie ont fait preuve d’une rapidité et d’une flexibilité sans précédent pour s’adapter à ce nouveau mode de travail et passer des réunions physiques à la vidéoconférence, des bureaux physiques communs au travail à leur propre domicile, la cohésion et les contacts entre collègues ont malgré tout été maintenus grâce aux efforts de chacun.
Bien que la crise du coronavirus soit en grande partie sous contrôle, la manière de travailler a changé définitivement. Désormais, les réunions auront davantage lieu sous forme numérique et les collaborateurs ne travailleront plus à temps plein dans les bâtiments du SPF. Le programme des besoins relatifs aux postes de travail et à leur aménagement doit évidemment être adapté. Dans ce cadre, le SPF Economie poursuit le projet EWoW. En ce qui concerne les lieux de travail, le SPF souhaite également des lieux de travail durables et confortables en tenant compte des nouvelles normes et tendances. Outre les lieux de travail, on se dirige aussi vers une prestation facilitaire axée sur la demande.
Étant donné que la digitalisation est un accent majeur dans la stratégie du SPF Economie pour la législature en cours, le SPF veut se concentrer sur cet outil pour mener à bien ses tâches clés et sa gestion interne.
Le SPF Economie souhaite promouvoir au maximum la digitalisation aussi bien en externe qu’en interne. La digitalisation n’est pas un but en soi, mais elle est synonyme de simplification administrative et de gain de temps. En outre, la qualité augmente et le risque d’erreurs diminue.
La digitalisation ne signifie pas seulement programmer, il est aussi indispensable de mettre à disposition des systèmes informatiques. Les utilisateurs et les collaborateurs internes sont de plus en plus exigeants et les systèmes doivent toujours être disponibles partout. Afin d’utiliser les ressources de la manière la plus optimale possible, il est de plus en plus important de coopérer. Dans ce cadre, le SPF Economie recherche des synergies au sein de l’autorité fédérale et conclut des contrats avec des partenaires externes.
L’importance de la sécurité de ces systèmes et de l’enregistrement et de l’utilisation des données augmente également chaque jour. Afin de protéger efficacement les données et de respecter nos obligations notamment en matière de GDPR, nous devons adapter les systèmes à ces nouvelles exigences. Il est dès lors essentiel de veiller à cette sécurité, de rédiger les lignes de conduite et les procédures nécessaires et de les faire appliquer. Il convient également de sensibiliser régulièrement le personnel sur ces points.
Afin de pouvoir travailler au maximum de manière numérique, les collaborateurs doivent aussi bénéficier d’un lieu de travail bien équipé. Outre le matériel IT, ils doivent pouvoir disposer de programmes de coopération et des plateformes IT nécessaires.
Il faut aussi veiller à ce que les collaborateurs puissent travailler avec ces nouvelles plateformes et possibilités de logiciel, afin qu’ils se familiarisent avec les nouvelles évolutions et que la sécurité soit garantie.
Enfin, le service informatique doit travailler et effectuer des analyses de manière proactive pour que le SPF Economie adopte l’IT de demain.
Outre la digitalisation, la sécurité est aussi un accent stratégique du SPF et comporte de nombreuses implications internes. Le Comité de direction a validé une nouvelle culture de gestion des risques.
Le SPF Economie dispose d’une culture de la gestion des risques qui veille à :
- mettre en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de prévenir autant que possible les crises et de garantir un niveau de risque acceptable en matière de sécurité de l’information ;
- développer et implémenter une stratégie en matière de gestion des risques alignée sur les valeurs du SPF Economie tout en respectant les dispositions légales et règlementaires et le contrat de gestion ;
- définir les priorités ainsi que les politiques, procédures et documents nécessaires ;
- intégrer dès le début de tout projet une culture du respect de la vie privée et de la sécurité (« Privacy and Security by Default & by Design ») ;
- définir un plan pluriannuel de formations et sensibilisation régulières pour l’ensemble des membres du personnel ainsi qu’un trajet spécifique pour les dirigeants ;
- gérer les ressources allouées à la gestion des données à caractère personnel, aux crises et à la sécurité de l’information ainsi qu’aux infrastructures de façon efficace et efficiente ;
- mesurer les performances des actions mises en place par le biais de tableaux de suivi et d’indicateurs de performance ainsi que par le biais des mesures d’évaluation des cadres dirigeants.
Enfin, en matière de gestion interne, il faut aborder la politique de communication du SPF Economie. Étant donné qu’un chapitre particulier est consacré au plan de communication et que la communication est également incluse dans le cinquième levier d’information, nous n’abordons ici que la communication interne.
La communication interne est plus que jamais primordiale. C’est un élément essentiel pour informer, sensibiliser et évidemment motiver les collaborateurs du SPF Economie. Avec l’accroissement actuel du recours au télétravail, il est important d’augmenter nos efforts sur le plan de la communication interne. Nous ne misons pas seulement sur une communication informative et factuelle, nécessaire au soutien de la gestion interne et à la réalisation de nos objectifs, mais aussi sur une communication humaine qui rassemble. Nous renforçons ainsi l’implication de nos collaborateurs qui deviennent des ambassadeurs de notre organisation.